Regulamin

Regulamin Poznańskiej Kooperatywy Spożywczej

Najważniejsze informacje o Kooperatywie

  1. Czym jest Kooperatywa?
    Jesteśmy grupą osób, która ma wspólne cele: chcemy jeść zdrowe warzywa, owoce, nabiał i produkty z nich wytworzone, dlatego zamawiamy je bezpośrednio u sprawdzonych rolników i dostawców. Wspieramy szeroko pojętą, społeczną edukację i ruchy budujące szczere, sprawiedliwe i transparentne relacje między konsumentami a wytwórcami żywności.

  2. Kto może do nas przystąpić?
    Każdy może do nas przystąpić. Spełniając poniższe wymagania:
  • wziąć udział w spotkaniu informacyjnym dotyczącym kluczowych działań Kooperatywy.
  • wpłacić opłatę członkowską w wysokości 50 zł.
  • zaakceptować i podpisać regulamin Kooperatywy zobowiązując się do pracy na rzecz kooperatywy

Pracujemy najczęściej jako koordynatorzy cotygodniowych zakupów, lub ich pomocnicy przy odbieraniu i wydawaniu towaru. Możliwe są też inne formy zaangażowania się w działania takie jak: prace przy komputerze związane z social media, pisanie artykułów, organizowanie spotkań itp. Tu ogranicza nas tylko kreatywność!
Praca jest niezbędna, aby Kooperatywa mogła funkcjonować. Dlatego akceptując i podpisując regulamin, oraz wybierając prace jakie chce wykonywać członek kooperatywy i tym samym potwierdza gotowość włączenia się w działania i rozwój wspólnej inicjatywy.


Jak działa kooperatywa?

  1. Odbiór zakupów
    Zakupy odbieramy zgodnie z ustalonym grafikiem, w aktualnie obowiązującej siedzibie kooperatywy. Aktualny grafik zakupów (wraz z adresem pod którym odbywa się ich odbiór) jest dostępny na stronie kooperatywy. Płacimy wówczas za otrzymane towary. Płacimy tylko gotówką.
    Czasami termin ten przesuwa się o jeden lub dwa dni, może też wyjątkowo w danym tygodniu wypaść. Te odstępstwa są spowodowane świętami lub nieprzewidzianymi wydarzeniami. W przypadku zmiany terminu członkowie kooperatywy są informowani o niej e-mailowo.
  2. Zamówienia
    Zamówienia składamy przez elektroniczny system stworzony na potrzeby Kooperatywy. Każdy członek Kooperatywy otrzymuje co tydzień formularz xls-online (google sheet), który jest podstawą tego systemu. Zamówienia składamy do niedzieli godz. 23.59.

Szczegółowe zasady działania Kooperatywy

Funkcje członków Kooperatywy

  1. Kooperatywa sama organizuje zakupy omijając pośredników. Każdego tygodnia tę pracę wykonują koordynator tygodnia i jego pomocnicy. Wskazane jest, aby każdy członek Kooperatywy pomagał w koordynacji poznając innych jej członków, dostawców i produkty.
  2. Inne bieżące prace Kooperatywy organizowane są w oparciu o kilkuosobowe Grupy Robocze, w których uczestnictwo jest otwarte dla wszystkich członków. Grupy Robocze obierane są co kwartał.
  3. Wszystkie funkcje pełnione są rotacyjnie i dobrowolnie, co oznacza, że można je dostosować do swojego stylu życia i pracy poza Kooperatywą.
  4. Każdy doświadczony Pomocnik może wziąć udział w organizowanym w razie potrzeby szkoleniu, które uprawnia go do bycia Koordynatorem.
  5. Przyszły Koordynator wpierw pełni funkcję obserwatora – tzw. Cienia w trakcie zakupów prowadzonych przez bardziej doświadczonych koordynatorów.

Organizacja zakupów

  1. Cotygodniowy cykl zakupów składa się z następujących etapów:
    1. Na kilka dni przed zakupami Koordynator poprzedniego tygodnia wysyła do członków Kooperatywy formularz zamówienia, czyli dokument xls-online (Google Sheet), udostępniony członkom Kooperatywy z możliwością edycji.
    2. Członkowie Kooperatywy wypełniają formularz zamówienia, zgodnie ze swoim zapotrzebowaniem na produkty.
    3. O północy na dwa dni przed zakupami koordynator bieżącego tygodnia blokuje możliwość edycji arkusza i przekazuje zamówienia wybranym dostawcom.
    4. W dniu zakupów rolnicy i producenci dostarczają zamówione towary na adres Kooperatywy.
    5. Koordynator i pomocnicy odbierają towar i rozliczają się z dostawcami.
    6. Odebrane produkty są pakowane wg indywidualnych zamówień przez pomocników.
    7. Członkowie Kooperatywy odbierają towar i płacą za niego gotówką przy odbiorze.
  2. Dodatkowe informacje o cyklu zakupów:
    1. Do ceny zakupów każdego członka Kooperatywy dolicza się 8% ceny zakupów, z czego 4% jest przeznaczone jako zniżka w zakupach dla koordynatora i jego dwóch pomocników (w stosunku 2:1:1), a 4% pozostaje w kasie Kooperatywy jako fundusz gromadzki. Osoba uzyskująca zwrot za poświęcony czas jest zobowiązana do samodzielnego rozliczenia podatkowego.
    2. Dobrym zwyczajem jest osobista kontrola odbieranego towaru i jego zgodności z zamówieniem w celu uniknięcia pomyłek.
    3. Towar nieodebrany przechodzi na własność Kooperatywy i jest dalej sprzedawany w miarę możliwości.
    4. Jeśli ta sama osoba dwukrotnie zamówi i nie odbierze towaru, zostaje skreślona z listy członków Kooperatywy bez zwrotu składki.
    5. W środę lub czwartek przed wysłaniem formularza na następny tydzień, koordynator uaktualnia listę dostępnych produktów
  3. Wady produktów
    Kooperatywa nie odpowiada za jakiekolwiek wady dostarczonych produktów. Członkowie kooperatywy są pośrednikami w sprzedaży produktów przez dostawcę. Wszelkie reklamacje dotyczące jakości produktów należy kierować do dostawcy.

Członkostwo

Kooperatywa jest grupą partycypacyjną, czyli społecznością, w której wszystko, co osiągamy, jest wynikiem wspólnej pracy członków Kooperatywy

    1. Opłata członkowska
      1. Podczas przystąpienia nowego członka do kooperatywy pobierana jest od niego wpisowa opłata członkowska wynosząca 50 zł
      2. Opłata członkowska zostaje zwrócona członkowi Kooperatywy, jeśli postanowi on wystąpić z Kooperatywy w ciągu roku od wstąpienia.
      3. Po upływie jednego roku od daty wstąpienia opłata członkowska przechodzi na fundusz gromadzki Kooperatywy.
    2. Członkowie Kooperatywy udostępniają pozostałym członkom Kooperatywy swoje dane kontaktowe, tj. numer telefonu i adres e-mail, które są przechowywane przez administratora danych.
    3. Przyjmowanie nowych członków
      1. Osoba chętna do przystąpienia w poczet członków Kooperatywy jest zobowiązana do uczestnictwa we wprowadzającym spotkaniu informacyjnym. W trakcie tego spotkania, połączonego ze szkoleniem:
        1. przedstawiamy osobie przystępującej pełną treść regulaminu, pod którym kandydat składa podpis
        2. kandydat określa swoje preferencje co do rodzaju prac, jakie chciałby wykonywać i zapisuje się do wybranego obszaru zadań, który zawsze może zmienić
        3. pobieramy składkę członkowską
      2. Informujemy kandydata, że stał się pełnoprawnym członkiem Kooperatywy wpisując go na listę mailingową
      3. Drogą mailową wysyłamy kandydatowi pakiet aktualnych informacji zawierający:
        1. wyciąg z regulaminu z podstawowymi informacjami, czym jest Kooperatywa, jak działa, kto może do niej przystąpić
        2. opis obszarów działania kooperatywy i prac w jakie można się włączyć
        3. opis wszelkich kanałów komunikacyjnych dostępnych dla członków
  1. Komunikacja i przepływ informacji
    1. Członkowie Kooperatywy spotykają się:
      1. podczas zakupów,
      2. na spotkaniach organizacyjnych
      3. na spotkaniach strategicznych
      4. przy okazji wydarzeń kulturalnych i edukacyjnych organizowanych lub wspieranych przez Kooperatywę.
    2. Narzędzia komunikacji
      Zwykłymi narzędziami służącymi do kontaktu między członkami   Kooperatywy jest wspólna baza mailingowa i narzędzie google groups. Wszystkie osoby umieszczone na liście mailingowej otrzymują wszelkie bieżące informacje.
      Adresy nowych członków i członkiń są wpisywane na listę po odbyciu przez nich zebrania szkoleniowego, podpisaniu regulaminu i uiszczeniu opłaty członkowskiej.
    3. Do kontaktu między członkami oraz do promocji Kooperatywy i związanych z nią idei służą również:
      1. newsletter kooperatywny,
      2. forum strony internetowej Kooperatywy http://poznanskakooperatywa.pl/,
      3. fanpage „Poznańska Kooperatywa Spożywcza”,
      4. grupa facebook „Grupa Poznańskich Kooperantów”.
    4. Ankiety
      Narzędziem do poznania opinii członków Kooperatywy są regularne ankiety. Traktujemy je jako sugestie rozwiązań i podstawę do wypracowania wspólnych uzgodnień na Spotkaniach Strategicznych.
    5. Sprawozdania ze spotkań
      Kooperatywa dba o sporządzanie sprawozdań ze spotkań. Notatka z każdego spotkania organizacyjnego i strategicznego trafia do członków w postaci informacji mailowej.
  2. Podejmowanie decyzji przez Kooperatywę
    1. Decyzje bezpośrednio dotyczące działania Kooperatywy
      1. Kooperatywa podejmuje decyzje bezpośrednio dotyczące działania i charakteru Kooperatywy na Spotkaniach Strategicznych.
      2. Tematy omawiane na Spotkaniu Strategicznym mogą być zgłaszane przez każdego członka Kooperatywy do Grupy Roboczej, którzy z wyprzedzeniem do członków kooperatywy za pomocą listy mailingowej.
    2. Inne decyzje Kooperatywy
      1. Decyzje, które nie mają zasadniczego wpływu na działalność i charakter Kooperatywy mogą być podejmowane przez przedstawicieli Członków należących do Grup Roboczych i są ogłaszane Członkom każdą drogą komunikacji.
      2. Do takich decyzji należą np. decyzje o przystąpieniu Kooperatywy do akcji lub projektu prowadzonego przez inne organizacje, wsparcie innych inicjatyw lub udział członków w wydarzeniu organizowanym przez osoby trzecie.
      3. W takich wypadkach obowiązuje zasada braku sprzeciwu. Jeżeli dana propozycja nie spotka się ze sprzeciwem któregoś z członków w czasie określonym przez inicjatora akcji, uznaje się ją za zaakceptowaną. W przeciwnym razie sprawę należy rozpatrzyć na najbliższym Spotkaniu Strategicznym.